Co warto wiedzieć, o czym pamiętać? - praktyczny poradnik dla Beneficjentów programu Mobilność szkolnej kadry edukacyjnej

Masz już decyzję o przyznaniu dofinansowania z programu Comenius  -Mobilność szkolnej kadry edukacyjnej? Czas zastanowić się, co dalej... Wiele praktycznych informacji oraz opinii byłych Beneficjentów Programu Mobilność szkolnej kadry edukacyjnej znajduje się na forum programu Comenius, niemniej spróbujemy nieco uporządkować zawarte tam myśli, a także wzbogacimy o nasze spostrzeżenia.

Część I - Przed mobilnością

KWESTIE MERYTORYCZNE

Niezwłocznie po otrzymaniu decyzji o przyznaniu dofinansowania, należy potwierdzić u organizatora chęć udziału w szkoleniu oraz uzyskać potwierdzenie (najlepiej pisemne), że dany kurs odbędzie się w wybranym przez nas terminie i że tymczasowa rezerwacja miejsca zachowuje ważność. Warto również upewnić się, czy grupa uczestników pochodzi z kilku krajów. Aby szkolenie miało wymiar europejski, muszą w nim uczestniczyć przedstawiciele co najmniej trzech różnych państw. Przy czym należy pamiętać, że im bardziej międzynarodowy charakter grupy, tym większa szansa znalezienia partnerów do międzynarodowej współpracy oraz tym większe możliwości doskonalenia własnych umiejętności językowych, wymiany doświadczeń i wzmocnienia efektów mobilności.

Bądź w stałym kontakcie z organizatorem szkolenia, abyś miał wszystkie najbardziej aktualne informacje. Zastanów się nad najmocniejszymi i najsłabszymi stronami prowadzonych przez Ciebie zajęć, możesz także przygotować listę pytań i wątpliwości. Większość szkoleń stwarza szansę omówienia problemów, a także wymiany doświadczeń i spostrzeżeń z prowadzącymi oraz pozostałymi uczestnikami kursu.

Warto też zorientować się, czy organizator planuje zajęcia integracyjne, takie jak dni prezentacji poszczególnych krajów oraz w jaki sposób można zaprezentować swój kraj, region, szkołę. Przemyśl możliwość nawiązania współpracy międzynarodowej z przedstawicielami innych szkół/placówek oświatowych. Pamiętaj, że odpowiednio wykorzystany kapitał relacji może w przyszłości zaowocować wymiernymi korzyściami dla szkoły macierzystej np. realizacją wspólnego projektu. I najważniejsze: zapoznaj się z treścią umowy zawieranej z Narodową Agencją! Zwróć uwagę, od kiedy koszty są uprawnione, aby każdy poniesiony koszt mógł zostać uznany w rozliczeniu.

KWESTIE TECHNICZNE

Warto sprawdzić najdogodniejsze połączenia z krajem szkolenia. Należy pamiętać, że maksymalna kwota dofinansowania, jaką można uzyskać w Narodowej Agencji w ramach kosztów podróży wynosi od 350 do 500 Euro, co w większości przypadków daje pełną swobodę wybrania dogodnych połączeń w każdy zakątek Europy, gdzie odbywają się szkolenia. NA zaleca sprawdzić, czy niska cena połączeń lotniczych nie wynika z jednego z niniejszych powodów:

  • lotniska docelowe są oddalone o wiele kilometrów od miast docelowych, np. Londyn – Stansted i Luton położone ok. 50 km od Londynu, czy Paryż – Beauvais 85 km od Paryża (może to wydłużać czas i koszt dotarcia z lotniska do miejsca szkolenia),
  • samoloty latają w godzinach wieczornych, nocnych i wczesno-porannych,
  • trzeba dokonać zakupu biletu na wiele tygodni przed terminem wylotu.

Zdarza się też, że samolot przylatuje na lotnisko docelowe o 2 - 3 godziny wcześniej niż rusza publiczna komunikacja. Trzeba więc być przygotowanym na konieczność skorzystania z taksówki, co nie jest kosztem kwalifikowanym. Warto więc dokładnie sprawdzić ceny, czas i środki transportu planowanych połączeń, można też sprawdzić, czy organizator kursu zapewnia transfer z lotniska. Narodowa Agencja nie zaleca zakupu biletu przed uzyskaniem decyzji o dofinansowaniu mobilności.

Należy pamiętać też o posiadaniu przy sobie chociaż kilku drobnych banknotów i monet waluty kraju, w którym lądujemy, ponieważ po przylocie może się okazać, że są one niezbędne, aby kupić butelkę wody, skorzystać z wózka na bagaże, czy kupić bilet do autobusu lub metra.

Warto też sprawdzić ewentualne obostrzenia w przewozie niektórych produktów spożywczych i innych, jakie mogą obowiązywać na lotniskach, na których lądujemy oraz możliwe opłaty wizowe i wszelkie inne. Zachęcamy do sprawdzenia limitów rozmiarowych i wagowych dotyczących bagażu lotniczego.

Pamiętaj, aby być w kontakcie z organizatorem szkolenia. Zapytaj, czy organizator zapewnia wszystkie materiały biurowe/szkoleniowe w odpowiedniej ilości, a także sprzęt, taki jak komputer, rzutnik multimedialny etc. (jeżeli będzie potrzebny do pracy). Warto zapytać o dostęp do Internetu, opiekę medyczną na miejscu szkolenia, a także pomyśleć o kwestiach czysto technicznych, choćby takich, jak posiadanie odpowiedniej dla danego kraju wtyczki do sieci elektrycznej czy sprawdzenie kosztów roamingowych połączeń telefonicznych. Miej pod ręką dane kontaktowe organizatora (adres siedziby, telefon stacjonarny/komórkowy), adres miejsca zakwaterowania. Sprawdź także adresy i telefony do najbliższej placówki dyplomatycznej. Narodowa Agencja sugeruje zapoznanie się nie tylko z topografią rejonu, w który się wybieramy (co ułatwi poruszanie się na miejscu), ale także z historią i kulturą (co zapewne pomoże wzbogacić pobyt poprzez odnalezienie ciekawych punktów do zwiedzania, muzeów, galerii, atrakcji kulturalnych czy innych).

Organizatorzy szkoleń często oferują różne możliwości zakwaterowania: u rodzin goszczących, w studenckich kampusach lub innych obiektach typu: hotel, hostel czy „bad& breakfast”. Na pewno warto sprawdzić, jakie opcje oferuje organizator i porównać je z cenami tego typu usług w miejscach innych niż proponowane przez organizatora. Może się okazać, że znajdziemy taniej i bliżej.

NA zaleca zaopatrzenie się w Europejska Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego wydawaną przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Można także rozważyć ubezpieczenie na czas podróży i pobytu, które pokrywane jest ze środków przeznaczonych na utrzymanie. Podstawą rozliczenia poniesionych kosztów jest zachowanie wszelkich rachunków i dokumentów potwierdzających płatność za podróż, szkolenie oraz przygotowanie językowe czy specjalne potrzeby (jeżeli dotyczy).

Niezwykle istotną kwestią jest wybór waluty rachunku, na który przekazywane będą środki finansowe z dofinansowania. Do wyboru pozostają dwie opcje: konto w PLN lub konto walutowe EUR. Narodowa Agencja sugeruje wziąć pod uwagę kilka kwestii, m.in. walutę kraju mobilności, walutę, w której dokonywane będą płatności, ewentualne różnice kursowe, opłaty manipulacyjne za prowadzenie rachunku etc. Po informację warto udać się do banku.

UWAGA! Beneficjenci zobowiązani są do wyjazdu na szkolenie najwcześniej na jeden dzień przed pierwszym dniem roboczym* kursu i powrotu najpóźniej jeden dzień po ostatnim dniu roboczym* kursu. Podróż musi więc odbywać się w okresie działania określonym w artykule 2.3 umowy finansowej.

*dzień roboczy to pełny dzień zajęć merytorycznych.

Pozostałe części poradnika znajdują się w ponizszych lokalizacjach:

Część II - Mobilność

Część III - Po zakończeniu mobilności