Krok po kroku dla beneficjentów

Jeżeli Państwa wniosek uzyskał dofinansowanie w ramach programu „Uczenie się przez całe życie” Comenius - Mobilność szkolnej kadry edukacyjnej, prosimy zapoznać się i zastosować następującą procedurę postępowania:

1. Potwierdzić u organizatora swój udział w szkoleniu oraz uzyskać od niego (np. e-mailem) pisemne potwierdzenie, że szkolenie odbędzie się w wyznaczonym czasie i miejscu.

Czasami organizator jest zmuszony odwołać szkolenie ze względu na niewystarczającą liczbę uczestników. W takim przypadku należy uzyskać od organizatora pisemną informację o odwołaniu szkolenia wraz z podaniem przyczyny. Zaleca się również kontakt z Narodową Agencją w celu uzyskania wskazówek, co do dalszego postępowania.

Narodowa Agencja rekomenduje niedokonywanie żadnych kroków finansowych (np. zakup biletów czy opłata za szkolenie) przed ostatecznym potwierdzeniem organizatora.

2. Utworzyć własny profil, logując się na stronie http://online.frse.org.pl w bazie „FRSE-System dokumentów OnLine”.

Narzędzie to umożliwia pobranie umowy oraz innych dokumentów niezbędnych dla realizacji projektu. Rejestracja w bazie „FRSE-System dokumentów OnLine” jest konieczna dla każdej osoby będącej beneficjentem programu Comenius - Mobilność szkolnej kadry edukacyjnej. Dowiedz się, jak zarejestrować się w systemie online.frse.org.pl.

3. Wypełnić i przesłać on-line ankietę „Mobilność szkolnej kadry edukacyjnej - ankieta. Dane beneficjenta do umowy” w bazie „FRSE-System dokumentów OnLine”, następnie wydrukować, podpisać czytelnie i przesłać pocztą tradycyjną na adres FRSE. Do ankiety należy dołączyć kserokopię dowodu osobistego (obie strony) potwierdzoną za zgodność z oryginałem (w instytucji macierzystej lub własnym czytelnym podpisem).

Jeżeli beneficjent jest cudzoziemcem, należy dołączyć kserokopię karty pobytu potwierdzoną za zgodność z oryginałem (w instytucji macierzystej lub własnym czytelnym podpisem).

Na kserokopii dowodu osobistego są wymagane: potwierdzenie za zgodność z oryginałem, data oraz czytelny podpis! Kserokopia dowodu osobistego musi być wyraźna, wszystkie dane muszą być czytelne!

UWAGA! Dane zawarte w ankiecie dla beneficjenta są niezbędne do przygotowania umowy finansowej. Adres podany w ankiecie musi się zgadzać z adresem zameldowania z dowodu osobistego. Zobacz, jak wypełnić ankietę „Mobilność szkolnej kadry edukacyjnej. Dane beneficjenta do umowy”.

4. Umowa przygotowana przez Narodową Agencję.

Po otrzymaniu wypełnionej i podpisanej ankiety wraz z kserokopią dowodu osobistego potwierdzoną za zgodność z oryginałem, na podstawie danych z w/w dokumentów, Narodowa Agencja przygotuje umowę finansową.

Umowy finansowe będą przygotowywane w kolejności terminów zbliżających się wyjazdów:

  • od majowych do sierpniowych (I runda selekcyjna);
  • od wrześniowych do grudniowych (II runda selekcyjna);
  • od styczniowych do kwietniowych (III runda selekcyjna).

5. Podpisanie umowy przez beneficjenta

Gdy umowa będzie gotowa, otrzymają Państwo informację drogą elektroniczną (na adres e-mail podany w formularzu wniosku) o możliwości pobrania umowy. Należy pobrać przygotowaną umowę (http://online.frse.org.pl, baza "FRSE-System Dokumentów OnLine", zakładka Projekty), wydrukować w dwóch egzemplarzach, parafować każdą stonę, podpisać czytelnie na ostatniej stronie oraz wysłać oba podpisane egzemplarze na adres FRSE.

6. Podpisanie umowy przez NA.

7. Odesłanie podpisanego egzemplarza umowy do beneficjenta.

8. Wypłata pierwszej raty dofinansowania.

W terminie do 30 dni od dnia podpisania umowy przez obie strony - beneficjenta i Narodową Agencję - następuje przelew środków finansowych (80% przyznanej kwoty dofinansowania) na konto beneficjenta podane w umowie. W przypadku wyjazdów realizowanych najwcześniej (ze względu na krótki czas na podpisanie umowy i dokonanie przelewu) może zdarzyć się sytuacja, że środki finansowe zostaną przekazane na konto beneficjenta już po rozpoczęciu szkolenia.

9. Wyjazd na szkolenie.

10. Złożenie raportu końcowego.

Po powrocie należy rozliczyć się z wykorzystania przyznanego dofinansowania zgodnie z zasadami określonymi w umowie. Beneficjent ma 30 dni od daty końcowej działania określonej w umowie na przesłanie raportu końcowego do Narodowej Agencji. Od roku 2010 Komisja Europejska wprowadziła elektroniczny formularz raportu końcowego, tzw. eForm. Formularz raportu końcowego zostanie przesłany indywidualnie do każdego Beneficjenta na adres e-mail podany w formularzu wniosku.

Należy kliknąć na podany link, następnie pobrać formularz raportu końcowego, zapisać go na dysku własnego komputera, wypełnić, złożyć drogą elektroniczną (klikając na przycisk „złóż on-line” na formularzu raportu), wydrukować w jednym egzemplarzu, podpisać i odesłać na adres FRSE z dopiskiem "Raport końcowy".

UWAGA! Prosimy postępować analogicznie do procedury składania wniosku eForm. Zapis o pomyślnym złożeniu raportu pojawi się automatycznie w formularzu raportu.

Przed wypełnieniem raportu prosimy zapoznać się z:

Wypłata II raty dofinansowania będzie dokonana w terminie do 90 dni od daty przysłania przez beneficjenta raportu końcowego do Narodowej Agencji.

Należy przechowywać dokumentację finansową i merytoryczną przez określony w umowie okres.