Najczęściej zadawane pytania

Spis treści

1. Jakie działania należy podjąć, aby przystąpić do programu Comenius – Partnerskie Projekty Szkół?

Pierwszym krokiem nauczyciela, który chciałby, aby jego szkoła lub przedszkole przystąpiły do programu Comenius – Partnerskie Projekty Szkół, jest znalezienie partnerów do projektu, czyli nauczycieli uczących w placówkach oświatowych z krajów uprawnionych do udziału w programie, którzy byliby chętni do nawiązania współpracy. Wystarczy porozumieć się z minimum jedną (w przypadku projektów dwustronnych) lub dwiema placówkami (w przypadku projektów wielostronnych) z zagranicy. Po nawiązaniu kontaktu e-mailowego partnerzy ustalają obszar wspólnych zainteresowań, wybierają temat przyszłego projektu, decydują też, która instytucja będzie pełnić rolę koordynatora grupy projektowej, a następnie ustalają zadania, jakie chcieliby razem realizować oraz terminy ich wykonania.

2. Ilu partnerów potrzebujemy?

Są dwa rodzaje Partnerskich Projektów Szkół: wielostronne i dwustronne. W projekcie wielostronnym muszą wziąć udział co najmniej 3 uprawnione szkoły z trzech różnych krajów uczestniczących w programie „Uczenie się przez całe życie”, w projekcie dwustronnym udział biorą dwie szkoły z dwóch różnych krajów. Kraje uprawnione do udziału w programie to: 27 krajów członkowskich UE oraz Norwegia, Lichtenstein, Islandia, Turcja, Chorwacja, Macedonia. W projekcie co najmniej jedna ze szkół musi być z kraju członkowskiego UE.

Co do projektów wielostronnych, to wprawdzie już trzy placówki mogą realizować projekt, jednak optymalna liczba partnerów to 4-6. Należy pamiętać, że przy minimalnej dopuszczalnej liczbie partnerów niedopełnienie formalności na etapie składania wniosku przez choćby jednego z nich może spowodować, że projekt nie będzie realizowany.

3. Kiedy upływa termin składania wniosków i kto go ustala?

W każdym kolejnym roku termin składania wniosków ustalany jest przez Komisję Europejską. W roku 2013 termin składania wniosków upływa 21 lutego.

4. Kiedy należy przystąpić do wypełniania wniosku o dofinansowanie?

Wniosek o dofinansowanie przygotowuje się dopiero wówczas, kiedy proces planowania projektu zostanie zakończony i kiedy zostanie osiągnięta zgoda wszystkich partnerów co do jego kształtu i zakresu. Należy pamiętać, aby nie zaczynać pracy nad planem projektu od wypełniania wniosku - zawsze powinien być to etap końcowy, w przeciwnym razie ryzykujemy, że wniosek będzie wypełniony chaotycznie, a treść pozostanie nieprzemyślana.

5. Jaki jest termin realizacji projektu dla wniosków składanych w rundzie 2013?

Projekt trwa dwa lata. Rozpoczęcie realizacji projektu nastąpi 1 sierpnia 2013 r., a zakończenie 31 lipca 2015 r. Oznacza to, że wszystkie działania powinny być podejmowane w tym okresie – zarówno działania lokalne, jak i wyjazdy zagraniczne (mobilności).

6. Czy w przypadku projektów wielostronnych jest określona maksymalna liczba partnerów biorących udział w realizacji projektu?

Zasady uczestnictwa w programie nie określają maksymalnej liczby partnerów składających wniosek, jednakże z doświadczeń wcześniejszych beneficjentów programu Comenius wynika, że grupa partnerska nie powinna być zbyt duża, ponieważ wówczas trudniej koordynuje się pracę zespołu.

7. Czy w rundzie 2013 w jednym projekcie mogą uczestniczyć dwie placówki z Polski?

Nie mogą. Określają to narodowe priorytety na rok 2013 dla programu Comenius.

8. Czy szkoła, która rozpoczęła realizację programu Comenius – Partnerskie Projekty Szkół w 2012 roku, może złożyć w 2013 r. wniosek na nowy projekt?

Nie może. Określają to narodowe priorytety na rok 2013 dla programu Comenius. Jedna szkoła/placówka polska może realizować jeden projekt w tym samym czasie.

9. Czy szkoła, która rozpoczęła realizację programu Comenius – Partnerskie Projekty Szkół w 2011 roku, może złożyć w 2013 r. wniosek na nowy projekt?

Tak. Określają to narodowe priorytety na rok 2013 dla programu Comenius. Jeżeli polska szkoła/placówka realizuje projekt, może złożyć kolejny wniosek wyłącznie w drugim roku realizacji projektu, w innym przypadku będzie on odrzucony formalnie.

10. Czy Narodowa Agencja określa terminy spotkań grup partnerskich?

Terminy wspólnych spotkań grup partnerskich można ustalić dowolnie. Należy jednak pamiętać, układając harmonogram zadań projektowych, aby zaplanować wyjazdy i działania rozkładając je równomiernie w czasie na cały okres dwóch lat. Planowane spotkania mają być również powiązane z konkretnymi działaniami w projekcie, harmonogram ma być spójny.

11. Jak należy rozumieć termin „mobilność”?

Mobilność jest to wyjazd zagraniczny jednej osoby. Tak więc np. 4 mobilności = dwa wyjazdy zagraniczne dwóch osób lub jeden wyjazd czterech osób lub cztery wyjazdy jednej osoby.

12. Czym różni się poza liczbą partnerów projekt dwustronny od wielostronnego?

Projekt dwustronny realizowany jest przez dwie szkoły z dwóch różnych krajów i koncentruje się na doskonaleniu znajomości języków obcych. Celem takiego projektu jest umożliwienie uczniom w jak najszerszym zakresie poznania języka kraju partnerskiego, jak również doskonalenie znajomości innych języków obcych. Dlatego uczestniczące szkoły nie mogą mieć tego samego głównego języka nauczania (projektu nie mogą realizować np. dwie szkoły z wykładowym językiem polskim). Projekt dwustronny ma również zawierać obustronną wymianę klas/uczniów. Niezbędne jest, aby uczniowie i nauczyciele/opiekunowie odwiedzili szkołę partnerską na minimum 10 dni. Uczniowie biorący udział w takiej wymianie muszą mieć ukończone 12 lat.

13. Jak wybrać wysokość dofinansowania, o które placówka może się ubiegać?

Wybór kwoty dofinansowania zależy przede wszystkim od liczby mobilności, które placówka zamierza zrealizować w trakcie dwóch lat trwania projektu. Wybierając minimalną liczbę mobilności, określamy kwotę, o jaką będziemy się ubiegać. Poza finansowaniem wyjazdów, dofinansowanie obejmuje również koszty wszelkich działań lokalnych podejmowanych w celu realizacji projektu.

14. Czy wszyscy partnerzy w projekcie muszą wybrać tę samą kwotę dofinansowania?

Nie. Każda szkoła może ubiegać się o inną kwotę dofinansowania w zależności od własnych potrzeb i liczby mobilności, jaką jest w stanie zrealizować.

15. Na co można przeznaczyć dofinansowanie w projekcie?

Dofinansowanie można przeznaczyć na wszelkie działania niezbędne do realizacji projektu. Będą to w pierwszej kolejności koszty wyjazdów zagranicznych (mobilności), jak i działania lokalne, podejmowane w kraju i związane bezpośrednio z projektem. Nie ma ograniczeń kwotowych na poszczególne wydatki, to Państwo decydujecie, ile wydacie pieniędzy i na jaki cel związany z realizacją projektu je przeznaczycie.

16. Jak odbywa się proces przyznawania środków finansowych na realizację projektu?

Przyznawanie środków finansowych wspierających realizację wspólnie zaplanowanych projektów odbywa się na zasadzie konkursu. Placówki zgłaszają do Narodowych Agencji opisy projektów na obowiązujących we wszystkich krajach jednakowych formularzach opracowanych przez Komisję Europejską. Formularze wniosków aplikacyjnych będą dostępne na stronach internetowych programu.

17. Kto i w jaki sposób ocenia wnioski?

Wnioski są poddawane ocenie formalnej (polegającej na sprawdzeniu, czy wniosek jest dokładnie i poprawnie wypełniony, właściwie podpisany i podstemplowany, czy wpłynął w terminie, czy instytucja wnioskująca jest uprawniona do otrzymania dofinansowania itp.). Oceny formalnej dokonują pracownicy Narodowej Agencji.

Następnie Narodowe Agencje we wszystkich krajach biorących udział w programie sprawdzają między sobą wiarygodność podawanych we wnioskach danych. Po tym etapie wniosek poddawany jest ocenie merytorycznej. Trafia do rąk dwóch niezależnie od siebie oceniających ekspertów zewnętrznych (wyłonionych w konkursie). Ocena wystawiana jest w punktach – im więcej punktów, tym większe szanse na otrzymanie dotacji.
Od roku 2009 wniosek poddawany jest ocenie merytorycznej jedynie w kraju szkoły koordynującej projekt. W wyniku pracy ekspertów ze wszystkich krajów programu powstaje jedna, wspólna lista rankingowa projektów. Finansowanie projektów w danym kraju odbywać się będzie w kolejności miejsc zajmowanych na liście, aż do wyczerpania środków budżetowych przewidzianych na 2012 rok. Po ostatecznych ustaleniach wszystkie szkoły polskie otrzymują informację o wynikach procedury selekcyjnej. Szkoły, których projekty uzyskały akceptację do realizacji, zapraszane są do podpisania umowy z Narodową Agencją. W Polsce Narodowa Agencja podpisuje umowę z organem prowadzącym daną placówkę.

18. Jakie znaczenie mają priorytety europejskie i narodowe podczas oceny wniosków?

Eksperci oceniający wnioski obowiązani są brać pod uwagę zatwierdzane przez Komisją Europejską priorytety ustalane na poziomie narodowym, dlatego planując projekt, warto je poznać i włączyć w zakres planowanych zadań projektowych. Projekty odnoszące się do poszczególnych priorytetów będą otrzymywały dodatkowe punkty w trakcie oceny.

19. Czy można zwiększyć liczbę mobilności ze względu na niskie koszty podróży, np. do kraju sąsiadującego z Polską?

Im bliżej położony jest kraj partnerów, których odwiedzamy, tym mniejsze są koszty podróży, a tym samym możemy zrealizować więcej mobilności. Można zatem zrealizować więcej mobilności w stosunku do pierwotnego harmonogramu.

20. Co zawiera umowa na dofinansowanie i kto jest uprawniony do jej podpisywania?

Umowa określa dokładne warunki przekazania dofinansowania i zasady sprawozdania z wykorzystania otrzymanego dofinansowania. Po podpisaniu umowy placówka otrzymuje 80 proc. przyznanej kwoty, a pozostałe 20 proc. po zrealizowaniu zaplanowanych zadań i przesłaniu do Narodowej Agencji końcowego raportu merytorycznego. W Polsce uprawniony do podpisania umowy jest przedstawiciel jednostki samorządu terytorialnego, będącego organem prowadzącym szkołę, np. wójt, starosta lub inna osoba, np. prezes zarządu (szkoły niepubliczne) czy dyrektor szkoły, ważne, by osoba ta posiadała pełnomocnictwo imienne.

21. Czy można starać się o dofinansowanie projektu również z innych źródeł?

Dofinansowanie otrzymane z Programu Comenius nie wyklucza korzystania z innych źródeł finansowania.

22. Czy klasa biorąca udział w dwustronnych projektach partnerskich może być podzielona na grupy, by odbyć więcej niż jedną wizytę podczas trwania projektu?

Minimalna liczba uczniów (10 lub 20 w zależności od wnioskowanej sumy grantu) musi pojechać na wizytę razem, w jednej grupie. Celem takich projektów jest bowiem stworzenie relacji pomiędzy klasami albo grupami uczniów, a nie odbywanie wymian indywidualnych lub w małej grupie. Jeśli szkoła nie respektuje minimalnej liczby mobilności, część dofinansowania odnoszącego się do wymian uczniów będzie musiała zostać zwrócona na etapie akceptacji raportu końcowego.

23. Zaplanowaliśmy pewną liczbę mobilności i chcemy wnioskować o odpowiednie do nich dofinansowanie. Co się stanie, jeśli nie będziemy mogli zrealizować minimalnej liczby mobilności ?

Po zakończeniu projektu, każda szkoła w nim uczestnicząca musi złożyć do swojej Narodowej Agencji Raport końcowy, w którym opisze działania i mobilności podjęte w trakcie trwania projektu. Jeśli minimalna liczba mobilności nie zostanie osiągnięta, końcowa suma dofinansowania zostanie zmniejszona i szkoła będzie musiała zwrócić nadwyżkę pieniędzy, które otrzymała.

24. Do naszej szkoły uczęszczają uczniowie ze specjalnymi potrzebami i w związku z tym będziemy mieć wyższe dodatkowe wydatki związane z zagraniczną podróżą (np. potrzebne na specjalny pojazd). Czy jest to brane pod uwagę?

Jeśli szkoła zostanie zatwierdzona do udziału w Partnerskim Projekcie, może się skontaktować ze swoją Narodowa Agencją i złożyć podanie o redukcję minimalnej liczby mobilności dla wybranej wysokości dofinansowania. Podanie to musi zawierać oszacowanie dodatkowych kosztów związanych z mobilnościami - na tej podstawie Narodowa Agencja zaakceptuje niższą, minimalną liczbę mobilności dla szkoły. W zależności od sumy dodatkowych kosztów, Narodowa Agencja może się zgodzić na zmniejszenie do połowy minimalnej liczby mobilności. Prosimy to przewidzieć przy wybieraniu kwoty dofinansowania.

25. Mamy francuskiego partnera ze szkoły na Martynice i koszty podróży są znacznie wyższe niż w Europie. Czy musimy zrealizować minimalną liczbę mobilności związanej z kwotą dofinansowania?

Procedura będzie podobna jak dla kwestii specjalnych potrzeb opisanych powyżej. Jeśli szkoła partnerska jest usytuowana w jednym z krańcowych regionów UE (Wyspy Kanaryjskie, Gwadelupa, Martynika, Francuska Gujana, Reunion, Azory, Madera) albo w jednym z krajów i terytoriów zamorskich (decyzja Komisji Europejskiej: 2001/822/EC z 7 listopada 2001, L314), zatwierdzone szkoły w tym samym projekcie mogą ubiegać się o zmniejszenie liczby mobilności dla otrzymanej sumy grantu na podstawie wyższych kosztów podróży do lub z tych regionów.

26. Jesteśmy szkołą z Cypru i mamy partnera z północnej Norwegii. Koszty podróży są bardzo wysokie. Czy musimy zrealizować minimalną liczbę mobilności dla naszego grantu?

Tak, minimalna liczba mobilności związana z kwotą dofinansowania pozostaje ta sama, nawet jeśli partnerzy znajdują się od siebie daleko (poza sytuacją z krańcowymi regionami; krajami i terytoriami zamorskimi). Prosimy wziąć to pod uwagę podczas planowania projektu oraz spróbować zaplanować mobilności na realnej podstawie.

27. Jak należy rozumieć określenie: rozpowszechnienie i wykorzystanie rezultatów?

By rozpowszechnić rezultaty z projektu, można np. przesłać publikacje do innych szkół albo innych zainteresowanych organizacji; zaprosić lokalne media na różne wydarzenia; zwrócić uwagę innych na swoje działania w Partnerskim Projekcie Szkół Comenius oraz pokazać efekty swojej pracy szkole i uczniom.

Wykorzystanie rezultatów oznacza, np. użycie ich w procesie nauczania-uczenia się lub kontynuowanie współpracy ze szkołami partnerskimi, nawet po zakończeniu okresu finansowania.

Zarówno rozpowszechnienie, jak i wykorzystanie zależy w dużym stopniu od typów rezultatów, które chce się uzyskać i od konkretnych planowanych czynności.