Złożenie wniosku 2012

JAK WYPEŁNIĆ I ZŁOŻYĆ WNIOSEK – krok po kroku

WYPEŁNIENIE WNIOSKU

W roku 2012 wnioskowanie o dofinansowanie odbywa się dwuetapowo:

Etap I – złożenie metodą on-line przy użyciu formularza eForm

Do poprawnego wypełnienia oraz złożenia wniosku eForm metodą on-line wymagany jest program Adobe Reader, wersja 10 lub nowsza, aktywne połączenie z Internetem oraz podłączona, sprawna drukarka.
UWAGA: korzystanie ze starszej wersji Adobe Reader niż 10 może spowodować, że wniosek nie zostanie poprawnie wypełniony i wygenerowany.

1. Pobierz formularz wniosku eForm w formacie PDF i zapisz lokalnie na dysku twardym swojego komputera
2. Wypełnij wniosek eForm w trybie off-line (niepotrzebna łączność z Internetem) zgodnie z instrukcją merytoryczną wypełniania wniosku
3. Zatwierdź wniosek eForm

  • zatwierdzenie polega na sprawdzeniu przez system, czy wszystkie pola obowiązkowe zostały wypełnione we właściwy sposób. Bez zatwierdzenia nie jest możliwe złożenie wniosku eForm

4. Złóż wniosek eForm w formie elektronicznej naciskając przycisk „złóż on-line”

  • Standardowa procedura: w momencie naciśnięcia przycisku „złóż on-line” niezbędne jest aktywne połączenie z Internetem. Zakończone sukcesem złożenie wniosku jest potwierdzone przez system wypełnieniem „daty złożenia i zdarzenia” w sekcji „Standardowa procedura wnioskowania” formularza
  • Alternatywna procedura: do użycia jedynie w przypadku, gdy wnioskowanie on-line jest niedostępne lub niemożliwe. Polega na wysłaniu wniosku jako załącznika do e-maila na adres Narodowej Agencji (naciśnięcie przycisku „Utwórz załącznik e-mail”)

5. Zapisz wypełniony wniosek eForm na swoim komputerze
6. Wydrukuj wniosek
7. Odręcznie wypełnij rozdział M wniosku (Podpis)
8. Przekaż kompletny wniosek do podpisu przez prawnego reprezentanta/prawnych reprezentantów instytucji wnioskodawcy

Etap II – wysłanie wniosku w wersji papierowej do Narodowej Agencji

9. Wyślij podpisany wniosek wraz z wymaganymi dodatkowymi dokumentami pocztą na adres Narodowej Agencji

UWAGA: Tylko oryginał wniosku w wersji papierowej wraz z dodatkowymi dokumentami będzie brany pod uwagę przy ocenie formalnej i merytorycznej prowadzonej w Narodowej Agencji.

FORMULARZ WNIOSKU 2012

Formularz wniosku eForm na wizytę przygotowawczą/seminarium kontaktowe 2012 

Przed rozpoczęciem wypełniania formularza wniosku eForm należy pobrać i zapisać go lokalnie na dysku twardym swojego komputera.

DOKUMENTY UZUPEŁNIAJĄCE

Instrukcja merytoryczna wypełnienia wniosku eForm
Instrukcja techniczna wypełniania wniosku eForm
Tabela stawek na utrzymanie podczas wyjazdu na wizytę przygotowawczą 2012
Tabela maksymalnych limitów kosztów podróży dla wizyt przygotowawczych i seminariów kontaktowych 2012

PODPISANIE WNIOSKU przez reprezentanta prawnego/reprezentantów prawnych instytucji wnioskującej

Przed podpisaniem wniosku należy upewnić się, kto jest uprawniony do jego podpisania.
Dla polskich szkół/placówek publicznych, Organem Prowadzącym jest właściwa Jednostka Samorządu Terytorialnego (np. Gmina, Powiat, Miasto)

Możliwe są dwa rozwiązania, w zależności od formy prawnej instytucji wnioskującej:

a) instytucja wnioskująca nie posiada osobowości prawnej

W tym przypadku formularz wniosku musi być podpisany opcjonalnie:

  • przez prawnego reprezentanta (lub reprezentantów) Organu Prowadzącego właściwego dla instytucji wnioskującej,

lub

  • przez Osobę uprawnioną do działania w imieniu podmiotu oraz do zaciągania zobowiązań w jego imieniu - dyrektora instytucji wnioskującej na mocy pełnomocnictwa udzielonego dyrektorowi przez Organ Prowadzący do podpisania wniosku w jego imieniu. W treści pełnomocnictwa musi znaleźć się zapis informujący o upoważnieniu dyrektora instytucji wnioskującej do złożenia i podpisania wniosku na wizytę przygotowawczą/seminarium kontaktowe, podpisania umowy finansowej na realizację wizyty przygotowawczej/seminarium kontaktowego w przypadku akceptacji wniosku oraz do zaciągania zobowiązań finansowych dotyczących korzystania ze środków przekazanych przez Komisję Europejską.

b) instytucja wnioskująca posiada osobowość prawną

W tym przypadku formularz wniosku musi być podpisany przez prawnego reprezentanta (lub reprezentantów) instytucji wnioskującej, zgodnie z dokumentem potwierdzającym sposób reprezentacji prawnej instytucji.
Takim dokumentem jest np. aktualny odpis z właściwego dla danej instytucji rejestru (np. KRS lub inny dokument potwierdzający istnienie instytucji oraz jej reprezentację prawną w zależności od formy prawnej - w przypadku, gdy instytucja nie posiada KRS).

c) instytucja wnioskująca prowadzi działalność gospodarczą oraz nie posiada osobowości prawnej

W tym przypadku formularz wniosku musi być podpisany przez prawnego reprezentanta/właściciela (lub reprezentantów/właścicieli) instytucji wnioskującej, zgodnie z dokumentem potwierdzającym sposób reprezentacji prawnej instytucji.
Takim dokumentem jest np. aktualny odpis z właściwego dla danej instytucji rejestru (np. wypis z rejestru działalności gospodarczej lub inny dokument potwierdzający istnienie instytucji oraz jej reprezentację prawną w zależności od formy prawnej).

UWAGA – w przypadku instytucji prowadzących działalność gospodarczą oraz nie posiadających osobowości prawnej, Narodowa Agencja, w przypadku akceptacji projektu i przyznania dofinansowania na wyjazd, przed podpisaniem umowy finansowej, przeprowadzi badanie zdolności operacyjno-finansowej wnioskodawcy.

ZŁOŻENIE WNIOSKU

Do Narodowej Agencji wnioskodawca zobowiązany jest wysłać listem poleconym poniższe dokumenty:

1. Oryginał wniosku (jeden egzemplarz)

(wniosek musi być podpisany przez prawnego reprezentanta /reprezentantów instytucji wnioskującej i opatrzony pieczęcią instytucji)

2. Dwie pełne kopie/kserokopie z oryginału wniosku

(kopie będą stanowiły załącznik do umowy finansowej w przypadku akceptacji wniosku)

3. Zaproszenie od organizatora i program seminarium kontaktowego - dotyczy jedynie wniosku składanego na seminarium kontaktowe

4. Wyciąg z odpowiedniego rejestru informujący o statusie prawnym instytucji i charakterze jej działalności (np. KRS) poświadczony za zgodność z oryginałem. Wyciąg z datą pobrania nie starszą niż trzy miesiące - dotyczy jedynie instytucji niepublicznych.

UWAGA: Prosimy o nie zszywanie, bindowanie, zgrzewanie i oprawianie składanej dokumentacji.

Dokumentację należy przesłać listem poleconym na adres:

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji
Narodowa Agencja Programu „Uczenie się przez całe życie”
ul. Mokotowska 43
00-551 Warszawa

z dopiskiem: WIZYTA PRZYGOTOWAWCZA - COMENIUS

WYNIKI SELEKCJI

Wyniki selekcji prowadzonej w Narodowej Agencji (ocena formalna i merytoryczna wniosku oraz decyzja o przyznaniu dofinansowania lub decyzja o odrzuceniu wniosku) w pierwszej kolejności publikowane są pod adresem www.pv.org.pl w zakładce Wyniki selekcji.
Zgodnie z procedurą Narodowa Agencja powiadamia o wynikach selekcji instytucję wnioskującą również oficjalnym pismem, w którym zawarta jest również instrukcja dalszego postępowania związanego z podpisaniem umowy finansowej. Na tym etapie Beneficjent zostanie proszony o wypełnienie i złożenie w systemie on-line oraz wysłanie do Narodowej Agencji wraz z dodatkowymi dokumentami Ankiety Beneficjenta, która posłuży do przygotowania umowy finansowej.

ANKIETA BENEFICJENTA

W przypadku przyznania Beneficjentowi dofinansowania, Narodowa Agencja poprosi o wypełnienie Ankiety Beneficjenta w systemie dokumentów on-line, stanowiącej podstawę do wystawienia przez Narodową Agencję umowy finansowej. Beneficjent otrzyma indywidualny login, hasło oraz kod weryfikacyjny do systemu. Po wypełnieniu ankiety on-line, należy ją wydrukować, podpisać i przesłać wraz z dodatkowymi dokumentami do Narodowej Agencji w jak najkrótszym terminie.

ZAWARCIE UMOWY FINANSOWEJ

Na podstawie Ankiety Beneficjenta oraz dodatkowych dokumentów, Narodowa Agencja przygotowuje umowę finansową na udział w wizycie przygotowawczej lub seminarium kontaktowym. Informacja o wystawieniu umowy finansowej w systemie dokumentów on-line zostanie wysłana pocztą elektroniczną na adres uczestnika podany we wniosku. Umowa finansowa określa warunki i wysokość przyznanego dofinansowania, terminy jej obowiązywania, sposób przekazania środków finansowych oraz warunki złożenia raportu końcowego z realizacji działania. Umowa finansowa zostaje zawarta pomiędzy Narodową Agencją a instytucją wnioskującą. W przypadku instytucji posiadających Organ Prowadzący, umowa finansowa zostanie zawarta z Organem Prowadzącym. Umowa finansowa musi być zawarta/podpisana przez obie strony przed rozpoczęciem wyjazdu.

WYPŁATA ZALICZKI (pierwsza rata dofinansowania)

Narodowa Agencja, po podpisaniu umowy finansowej przez obie strony, zgodnie z warunkami umowy dokona przelewu płatności zaliczkowej na rachunek bankowy wskazany w umowie. W przypadku wizyty przygotowawczej płatność zaliczkowa wyniesie 80% całkowitego dofinansowania przyznanego w umowie finansowej, w przypadku seminarium kontaktowego płatność zaliczkowa będzie obejmować 100% kosztów opłaty za udział w seminarium plus 80% kwoty przyznanej na pokrycie kosztów podróży.

RAPORT KOŃCOWY – PŁATNOŚĆ KOŃCOWA

Zgodnie z warunkami umowy finansowej, Beneficjent zobowiązany jest, po powrocie z wyjazdu, do złożenia Raportu końcowego w terminie określonym w umowie finansowej. Raport końcowy będący wnioskiem o płatność końcową należy składać w systemie dokumentów on-line. Narodowa Agencja w terminie 45 dni od daty zatwierdzenia raportu końcowego przekaże na rachunek bankowy wskazany w umowie finansowej kwotę płatności końcowej lub wystosuje do Beneficjenta wezwanie do zwrotu niewykorzystanej płatności zaliczkowej. Beneficjent zostanie powiadomiony o zamknięciu projektu i jego rozliczeniu oraz o przekazaniu płatności końcowej oficjalnym pismem, które będzie równocześnie oznaczało zamknięcie umowy finansowej.